Cómo organizar bases de datos desorganizadas
Este artículo se redactó para el Summer 2025 Newsletter of the Registrars Committee Western Region, donde apareció publicado por primera vez https://rcwr.org/newsletters/
Suelo escribir sobre desastres reales en la gestión de colecciones: almacenes abarrotados, tejidos deteriorados, hallazgos sorprendentes en despachos abandonados de personal que se fue o se retiró… Pero hoy quiero escribir sobre otro tipo de desastre: la información que se ha recogido (o no) en la base de datos.
¿Su institución no dispone de una base de datos? En ese caso, este artículo puede resultarle útil para cuando llegue el momento de usar una, incluso quizá le ayude a elegir el sistema que más le conviene.
El problema
A veces, el caos reinante en una base de datos es incluso mayor que el caos en el almacén. ¿Le suena alguna de estas situaciones?
- La misma información aparece en campos diferentes, dependiendo de quién la añade.
- Muchos registros están incompletos y la información no coincide con la documentación en papel.
- Algunos objetos disponen de más de un registro, mientras que otros no tienen ninguno.
- La información se ha introducido de forma incoherente, de modo que la misma herramienta aparece catalogada como “llave de tubo”, “llave, tubería”, “alicates para bomba de agua” o “alicates multiusos”.
- Las de erratas y la catalogación arbitraria hacen prácticamente imposible obtener resultados fiables al realizar una búsqueda en la base de datos.
Resulta muy tentador corregir tales errores sobre la marcha mientras se trabaja con los objetos, y no digo que sea una mala idea. Pero si realmente quiere abordar el problema de forma eficiente y mejorar el estado de la base de datos es necesario adoptar un enfoque más estratégico. ¿Por qué? Porque mientras corrige discretamente todas las entradas erróneas, otra persona puede estar añadiendo la siguiente entrada caótica.
Lo primero es decidir cómo quiere usar los campos de los que dispone. Quizá cree que es algo evidente, pero ¿de verdad lo tiene tan claro? ¿Ha intentado ponerlo por escrito?
1er paso: ¿Dónde va qué y cómo?
Aunque parezca contraintuitivo, el primer paso no es corregir los errores ya existentes, sino prevenir su proliferación: es necesario garantizar que la base de datos se usa exactamente de la forma que usted considera correcta. Para ello, habrá que crear un documento que enumere todos los campos presentes en la base de datos y cómo han de usarse.
Intente ser lo más claro posible: si simplemente indica “una descripción del objeto” para el campo de texto libre “Descripción”, lo más probable es que se encuentre con entradas que vayan desde “vestido de novia” a un texto de 1000 palabras sobre la historia de los vestidos de novia copiado de Wikipedia. Así que más le vale especificar cómo quiere que sea tal descripción.
Ejemplo: descripción del objeto
“La primera frase debería establecer qué tipo de objeto es, su color principal y sus características más relevantes. Piense en la manera en que se lo describiría a alguien que tiene que buscarlo en un almacén sin contar con una foto como referencia. A continuación, pueden seguir un par de frases sobre las características de la pieza en concreto que la distinguen de un objeto del mismo tipo. Piense en rasgos tales como un adorno poco habitual, un arañazo o una mancha grande. El objetivo de este campo es asegurarnos de que podemos identificar este objeto específico sin lugar a dudas”.
Explique también qué tipo de información no corresponde a “Descripción”, sino a otros campos de la base de datos, por ejemplo:
“El análisis de la condición del objeto corresponde al campo “Condición”. Las páginas web relativas a este tipo de objeto se añadirán en el campo “Enlaces web”. La mención de este objeto en catálogos de exposiciones se reseñará en el campo “Catálogos asociados”. Su mención en otras obras corresponde al campo de “Bibliografía”. Toda observación relativa a la proveniencia y sus anteriores propietarios debe introducirse en el campo de “Historia del objeto”.”
Ejemplo: terminología de vocabularios controlados
Si utiliza un campo para el que quiere recurrir a la terminología de un vocabulario controlado, puede ser suficiente con escribir “escoja la clasificación pertinente del menú desplegable”.
Otros campos podrían ser más complejos y requerir más instrucciones: la indicación “Use solo terminología procedente de la Nomenclatura” debería al menos ir acompañada de un enlace a la web https://page.nomenclature.info/ y de algunos ejemplos.
Si quiere que la información se extraiga de una fuente aún más compleja, como el Getty’s Art & Architecture Thesaurus para el material, escribir “Use solo terminología procedente del AAT” no será suficiente. Mejor algo como “Este término documenta de qué está hecho el objeto. Por tanto, debería tomarse de la rama ‘materiales según composición’ de la jerarquía de Materiales del AAT”. Añada ejemplos de manera que cualquiera que use este documento en el futuro entienda su idea de cómo completar un campo determinado de forma correcta.
El criterio fundamental: ¿se puede encontrar?
El criterio fundamental cuando piense en cómo introducir los datos debe basarse en la forma en que buscará la información. Esto dependerá de la entrada correcta de los datos por un lado y por otro de las posibilidades de búsqueda que ofrezca su base de datos. Las entradas extensas en campos de texto libre a menudo dan lugar a demasiados resultados irrelevantes en las búsquedas. Por el contrario, introducir la información de forma concisa, distribuyendo la información en diferentes campos, ayudará a realizar búsquedas más precisas (siempre que su base de datos permita búsquedas de estos campos por separado).
En conclusión, con cada campo que enumere piense en cómo su “yo futuro” consultará la información. Algo tan sencillo le ayudará a no olvidar ningún aspecto importante.
2° paso: ¿Pero funciona?
Después de haber escrito todo lo anterior, póngalo a prueba. Catalogue unos cuantos objetos (10-20 constituyen una muestra suficiente). Asegúrese de que incluye una amplia variedad de objetos: documentar 10 platos no le servirá de mucho. En cambio, un plato, un vestido, un juguete, una herramienta, una radio y un tejón disecado aportarán suficiente variedad. La temática de su colección suele ser muy útil para escoger una buena muestra: todos los objetos que podrían formar parte de su colección deberían poder catalogarse fácilmente siguiendo las instrucciones que está redactando.
Mientras cataloga, descubrirá que ha olvidado algunos campos y que algunos no son adecuados para todos los ejemplos. Quizá tenga que cambiar algunos, o añadir nuevos si su base de datos lo permite, o simplemente tenga que describir cómo introducir la información en el mismo campo de forma diferente para determinados grupos de objetos.
Cambie y comparta
Haga cambios en su documento y/o base de datos de manera que pueda catalogar absolutamente todo lo que pueda entrar a formar parte de su colección. Una vez que esté satisfecho con el resultado, comparta el documento (que puede denominar “guía para la catalogación” o “instrucciones de documentación”) con todo el personal usuario de la base de datos y no solo con los que llevan a cabo la catalogación, ya que también ayudará a las personas que utilizan la base de datos para consultas a entender cómo encontrar la información relevante.
Pero no tengo una base de datos
Si no dispone de una base de datos aún, sino un conjunto de hojas de cálculo o fichas, la labor de escribir una guía y realizar unas cuantas pruebas en una hoja de cálculo que contenga los campos que tiene en mente le ayudará a determinar los requisitos que debería reunir su futura base de datos. Además, puede usar esta hoja de cálculo para documentar su colección ahora conforme a su guía y así tener la información lista para cuando llegue el momento de importarla a la base de datos.
Ahora manos a la obra
Una vez llegados aquí, ya ha conseguido algo increíble: de ahora en adelante, cualquier objeto que catalogue en su base de datos tendrá un registro limpio y fácil de consultar. A veces puede ser necesario añadir ligeras modificaciones a la guía, pero en general todos sabrán cómo introducir los datos y si aun así no lo hacen, usted tendrá un documento al que referirse con la forma correcta de hacerlo. Ello además facilitará enormemente la tarea de explicar a nuevo personal, voluntario o contratado, cómo catalogar en su institución.
Ahora es el momento de mejorar el resto de la base de datos.
¿Qué tipo de caos tiene?
El origen del caos puede ser muy diverso. En algunos casos, la información principal de los registros está bien y solo son necesarios algunos ajustes y correcciones aquí y allá. Otras veces, la situación es tan crítica que la única solución es “poner en cuarentena” los registros de un área determinada de su base de datos, por ejemplo moviéndolos a un departamento aparte, marcándolos con una casilla ad-hoc o atribuyéndoles una clasificación especial como “registro antiguo”, de modo que siga siendo posible consultarlos mientras crea nuevos registros limpios para todos los objetos.
Crear nuevos registros para cosas antiguas
Si es su caso, ahora tiene una guía que puede seguir a tal efecto. Quizá quiera revisar sus “registros antiguos” para ver si hay algún tipo de información que no ha tenido en cuenta. A veces hay alusiones a donantes que no se encuentran en la documentación física. Asegúrese de que sus nuevos registros recogen esta información como “según el antiguo registro X, …”, de modo que esté claro de dónde procede la información y que debe ser verificada. Algunas bases de datos permiten enlazar el antiguo registro, una opción que sin duda puede resultar de gran utilidad.
Mejorar registros existentes de uno en uno
Si cree que los registros existentes no están tan mal, que solo hay que corregir un par de cosas aquí y allá, lo mejor es desgranar la tarea en pasos abordables. Un gran número de desastres en bases de datos procede de las buenas intenciones de alguien que empezó a trabajar y no pudo acabarlo, y alguien continuó con la labor sin tener ni idea de lo que su antecesor hizo o quiso hacer.
Para evitar tales descarrilamientos, lo mejor es crear un documento que recoja su estrategia de mejora de la base de datos. Así, si otra persona tiene que terminar el trabajo sabrá qué llegó usted a hacer y por qué.
A menudo es más sencillo concentrarse en un solo campo y corregirlo en toda la base de datos que intentar corregir todos los campos en un solo registro a la vez. La repetitividad de la tarea contribuye a trabajar más rápido. Por ejemplo, empiece con las herramientas y compruebe que todas están vinculadas al término correcto en el tesauro de materiales, normalmente “metal” o “madera”, o a veces ambos. Siga con los objetos del hogar y haga lo mismo. O siga con las herramientas pero céntrese en las clasificaciones, de modo que “cincel de cuello de cisne”, “cincel, tallado”, “gubia” y “pico” se encuentren todos bajo la denominación “cincel” y se organicen en subcategorías dependiendo de su uso o forma. En poco tiempo se habrá convertido en un experto en diferentes tipos de cincel, por lo que será capaz de clasificarlos con mayor rapidez.
Implique a voluntarios y becarios
Este tipo de trabajo puede asignarse fácilmente a voluntarios y becarios. Si son minuciosos no tendrán el menor problema en encargarse de este tipo de correcciones, y como solo están corrigiendo un aspecto de un registro dentro de un conjunto de objetos determinados, de uno en uno, es mucho más fácil comprobar los resultados que si les hubiera encargado la creación de un registro entero para un objeto.
¿Coinciden la documentación y la base de datos?
De la misma manera en que ha revisado material y clasificación, uno de los pasos necesarios será revisar la documentación y asegurarse de que todo aquello que tiene un acta de donación se ha catalogado como donación y que todo objeto del que tenga una factura se ha catalogado como compra. Una vez más, se trata de trabajar siguiendo pasos lógicos, en este caso quizá revisando cada carpeta o cada año, dependiendo de la forma en que esté organizada la documentación.
Quizá acabe con un montón de registros de objetos que carecen de documentación y por otro lado con documentación que no coincide con ningún objeto en el almacén. Asegúrese de que la base de datos tiene un campo para anotar dichos supuestos y de que lo incluye en su guía de catalogación explicando cómo añadir la información.
Objetivo final: “Dadme un punto de apoyo…”
El objetivo final es que su base de datos se convierta en su mayor apoyo. Si todo lo demás es caótico, su base de datos es el lugar donde encontrará registros ordenados con toda la información que conoce acerca del objeto, a veces incluso con información que desconocía. De este modo, la base de datos se convertirá en su principal referencia al trabajar en la mejora de su colección en el mundo real.
Angela Kipp
Traducción al español desde el inglés: María Dolores Lozano Jimena
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