Dienstverlening vanuit wat Rotterdammers nodig hebben
Het initiatief Verbeteren vanuit klantsignalen won eind 2024 de landelijke competitie GemeenteDelers, categorie Uitvoeringskracht. Bij dit initiatief draait alles om het verbeteren van de dienstverlening door het verzamelen van signalen van inwoners. Winnaars Evelien Klomps (procesmanager) en Kevin Willemsen (data-analist) vertellen over dit dynamische model van de gemeente Rotterdam dat steeds verder wordt ontwikkeld. Zowel binnen als buiten de organisatie.
Want ben je een winnaar, dan heb je vrienden. Klomps: โHet winnen heeft voor meer zichtbaarheid gezorgd, vooral op LinkedIn. We zien ook verzoeken van andere gemeenten en overheidsorganisaties die ons vragen: โJoh, vertel eens hoe jullie het hebben gedaan.โ Dat is heel leuk.โ
Het model en hoe het werkt
Wat houdt dit model om de Rotterdamse dienstverlening te verbeteren precies in? Willemsen: โWe kijken naar bronnen binnen de gemeente waarin signalen van Rotterdammers naar voren komen. Klanttevredenheidsonderzoeken, klachten, de inhoud van terugbelnotities bijvoorbeeld. Daarin kan informatie staan over vragen of de beleving van mensen, dingen waar ze niet uitkomen. Bijvoorbeeld: โMijn aanvraag duurt langโ of โIk weet niet wat de status van mijn aanvraag isโ. Van al die bestaande bronnen verzamelen we de teksten. Die data uit verschillende systemen voegen we samen, waarbij een algoritme de categorieรซn herkent. Denk aan categorieรซn als parkeren, financiรซle regelingen of bijstandsuitkeringen. Uiteindelijk gaat het om een dataset van zoโn 250.000 teksten per jaar. Al die categorieรซn zetten we in een dashboard dat we breder in de organisatie beschikbaar stellen om analyses op te maken. Welke onderwerpen geven veel signalen?โ
Een completer beeld
Klomps: โDe signalen worden door medewerkers met verschillende functies gebruikt om vooral te luisteren naar wat Rotterdammers nodig hebben. Denk aan data-analisten, maar ook communicatieadviseurs, teamleiders en wijknetwerkers. Die kijken ernaar om een beeld te krijgen van wat er speelt onder inwoners van wijken.โ
Ze vervolgt: โMedewerkers geven aan dat het vooral een aanvulling is op andere informatie die ze al hebben. Vaak heb je al wel harde cijfers over processen, bijvoorbeeld hoelang de behandeling van aanvragen duurt, maar hiermee krijg je een completer beeld. Namelijk hoe je proces ervaren wordt.โ
Veiligheid borgen
Het werken met zoโn omvangrijke dataset vraagt om een zorgvuldige en veilige aanpak. Willemsen: โDe gemeente is ingedeeld in 7 clusters, waaronder het cluster dienstverlening. Dit cluster heeft een eigen privacy officer en informatiebeveiligingsexpert, en nog een paar andere mensen die vanuit wetten en regels moeten meekijken bij zoโn proces. Zoals een recordmanager, die zich vooral bezighoudt met de archiefwet. Hoelang mogen gegevens bewaard worden? Maar er zijn ook experts op het gebied van algoritmes en ethiek bij betrokken. Elke keer als je een nieuwe databron wil ontsluiten of een nieuw systeem wil gebruiken, bespreek je dat met al die disciplines. En we hebben het model gepubliceerd in het Rotterdamse algoritmeregister en het landelijke algoritmeregister.โ Lees meer over dit algoritmeregister.
Klomps: โBij het delen van het dashboard binnen de organisatie loopt een zogenaamd maskeringsscript over de data. Dat haalt alle persoonsgegevens die in de teksten voorkomen er automatisch uit.โ
โHoe volwassen is je organisatie op het gebied van datamanagement? Dat is best wel een grote vraag en uitdaging.โ
Aanleiding
Klomps vertelt over de aanleiding voor deze aanpak: โWe begonnen met het idee: als het over brede dienstverlening gaat, is het van belang te weten hoe Rotterdammers die ervaren. We hadden destijds, tot 2017, nog geen klanttevredenheidsonderzoeken op de dienstverleningskanalen, ook niet op de processen. Die hebben we eerst opgezet. Daar komen natuurlijk motivaties, toelichtingen en emoties uit. Super interessant, maar ontzettend veel data. Te veel om alleen met mensenogen te kunnen analyseren. Daarom hebben we een klein testje gedaan aan de hand van โtext miningโ. Daarbij kijk je hoe je patronen uit teksten kan ontdekken, gewoon met eigen ogen. Vervolgens hebben we gekeken wat er gebeurt als je een algoritme over een dataset โruntโ. En of die analyse logisch is met wat Rotterdammers zelf zeggen in dat onderzoek. Dus of de categorieรซn die het algoritme uit de teksten haalt overeenkomen met wat mensen daadwerkelijk hebben gezegd. Dat kwam overeen, en zo is het begonnen.โ
En natuurlijk loop je tijdens zoโn omvangrijk project tegen van alles aan. Klomps: โWerken met algoritmes en data is boeiend, maar soms ook erg ingewikkeld. Hoe volwassen is je organisatie op het gebied van datamanagement? Dat is best wel een grote vraag en uitdaging. En soms heb je ook een beetje geduld nodig, dan wil je sneller dan je kan binnen je organisatie. Verder zijn er veel mensen bij betrokken, dat betekent veel afstemmen en uitleggen. Bijvoorbeeld over wat een algoritme doet en dat dat niet eng is, maar juist vรณรณr je kan werken. Ik ben trots op waar we nu staan!โ
Iets teruggeven aan inwoners
Wat is uiteindelijk de winst van dit model? Klomps legt uit: โHet werken aan herstel van vertrouwen in de overheid begint wat ons betreft bij luisteren. Het is juist mooi om verbetertrajecten of projecten te starten vanuit een behoefte van inwoners, wat zij nodig hebben. Op een datagedreven manier, structureel. Ik denk dat we met dit model een mooi startpunt hebben gecreรซerd voor verbetertrajecten binnen onze organisatie. Dat we niet alleen maar vanachter onze bureaus notities schrijven vanuit onze eigen perspectieven, maar dat we daarbij ook iets meenemen vanuit de data die we al hebben. En als je dat kan teruggeven aan inwoners, leidt dat hopelijk tot meer tevreden Rotterdammers. Ik denk dat je dan uiteindelijk kan bijdragen aan het herstel van vertrouwen in de overheid.โ
Samenwerken
Klomps en Willemsen zoeken graag de samenwerking op: โHet is goed om in gesprek te gaan; hoe kunnen we elkaar, andere gemeenten en organisaties, helpen om dit op veel meer plekken georganiseerd te krijgen?โ
Is jouw gemeente of organisatie geรฏnteresseerd in de Rotterdamse aanpak rondom klantsignalen? Neem contact op via: vanuitklantsignalenverbeteren@rotterdam.nl.
Dit is een automatisch geplaatst bericht. Vragen of opmerkingen kun je richten aan @DigitaleOverheid@social.overheid.nl
#Algoritme #algoritmen #Algoritmeregister #Dienstverlening #gemeentedelers #gemeenten #nieuwsbrief42025